Cómo enviar un email correctamente.

Una cuestión de estilo

Como bien sabéis, el grado de formalidad de una situación comunicativa reside en la confianza que tengamos con el receptor: si lo conocemos o no, si es nuestro jefe o es nuestro empleado, etc. También puede darse el caso de que tengamos mucha confianza con nuestro jefe o, incluso, que sea nuestro amigo; en éste caso, el nivel de formalidad cambiaría bastante. Pero aquí trataremos con un nivel formal del email, porque ya todos sabemos escribir de manera informal.

>>Lo primero que tenemos que tener en cuenta para escribir un buen email es el vocabulario. Si le estamos escribiendo un email a nuestro jefe, nunca le vamos a poner «tío» o «venga, hasta luego», sino que cuidaremos las palabras en todo momento y escribiremos de manera adecuada y correcta a la situación comunicativa.

>>Una vez tenemos todo esto en cuenta, comenzamos el email con un saludo formal, como «estimado señor Pérez» o «buenos días señor Pérez». Después de esto, viene la presentación de nosotros mismos, ya que, probablemente, no sepa de quién es el email: si estás escribiendo un email laboral para algún contacto de la empresa que aún no te conozca es muy importante que te presentes con tu cargo tras el saludo, para que el lector pueda ubicarte rápidamente. «Estimado señor Pérez, mi nombre es Fulanito García, encargado de mantenimiento».

>>Tras haberte presentado, hay que exponer el propósito de tu email con claridad y de la forma más breve posible, dejando bien claro el objetivo de tu email, sin andarnos por las ramas, por ejemplo «lo contacto/me pongo en contacto con usted para conocer el status del pedido de las 150 bombillas encargadas a su empresa el pasado mes de Junio».

>>Una vez hemos dejado claro nuestro propósito, agradece al lector, ya sea por la información que estará a punto de facilitarte, por su ayuda, por su tiempo, etc. Establece una despedida cordial, donde además estén todos tus datos de contacto, por ejemplo:

Muchas gracias de antemano/muchas gracias por su tiempo
Un cordial saludo (o Saludos, si hay más confianza)
Fulanito García
Encargado de mantenimiento
Fulanitogarcia@hotmail.com

>>Y, finalmente… ¡Evita mensajes redundantes o confusos! No des información de más si no lo tienes claro porque confundirías a tu lector e intenta plasmar todas las dudas o preguntas que tengas en el email, de manera que no te veas en la obligación de escribir otro email para decir «por cierto, en el anterior email se me olvidó comentar…» y no añadas postdatas, ya que no son nada formales. Una vez que finalices el email léelo SIEMPRE antes de enviarlo, así podrás corregir las faltas de ortografía, las frases con poco sentido o eliminar frases redundantes.