Vamos a aprender a dar formato a las celdas. Comprobarás que hay cosas que son iguales que en un procesador de texto, en concreto que en Word, pero Excel tiene peculiaridades en cuanto al formato de los datos, y como veremos más adelante, también hay diferencias importantes en las opciones de impresión.
FORMATO DE FUENTE
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar los cuadros de diálogo o la cinta de opciones. A continuación, describimos estas dos formas; en cualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar (NO OLVIDES seleccionar con la CRUZ BLANCA) el rango de celdas para el que deseas modificar el aspecto:
Utilizando los cuadros de diálogo:
En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente:
Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas, y más concretamente, la pestaña Fuente
A continuación vamos a explicar las distintas opciones de la ficha Fuente.
– Fuente: Son los tipos de letra disponibles. Hay que elegir una de la lista.
Si elegimos un tipo de letra con el identificativo TRUE TYPE delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que en la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).
– Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos están disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.
– Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.
– Subrayado: Observa cómo la opción activa es Ninguno. Haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado.
– Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.
– Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y Subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda.
– Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2013 tiene por defecto.
En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida. Si seleccionas previamente un texto, los cambios se aplicarán a él y, si no, se aplicarán al nuevo texto que escribas. Puedes encontrar los botones para:
– Elegir el tipo de fuente y el tamaño del texto 
– Para cambiar el tamaño también puedes utilizar los botones 
, que aumentan o disminuyen el tamaño un nivel por cada clic, respectivamente.
– Cambiar los estilos:
Activa o desactiva la Negrita. En la versión en inglés se representa con una B.
Activa o desactiva la Cursiva. Anteriormente se representaba con una I.
Activa o desactiva el Subrayado simple.
Puedes utilizar los tres a la vez sobre el mismo texto.
– O colorear la celda (bote de pintura) o el texto (A).
respectivamente. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha se abrirá la paleta de colores para escoger uno.
ALINEACIÓN DENTRO DE LA CELDA
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada.
MODIFICAR LA ALINEACIÓN DESDE EL CUADRO DE DIÁLOGO
Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.
- Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.
Aparecerá la ficha de la imagen:
Elegir las opciones deseadas y pulsar el botón Aceptar.
Las opciones de la ficha son:
Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir, respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:
GENERAL: Es la opción de Excel 2013 por defecto. Alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a la izquierda.
IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de éstas independientemente del tipo de dato. Observa cómo a la derecha aparece un recuadro Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la derecha, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.
DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas, independientemente del tipo de dato. Observa cómo a la derecha aparece un recuadro de Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la izquierda, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde derecho de la celda.
RELLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opción Rellenar, en la celda aparecerá ************ hasta completar la anchura de la celda.
JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto por la derecha como por la izquierda.
CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contiene datos.
DISTRIBUIDO (Sangría): El contenido se alinea a izquierda y derecha y, además, trata de ocupar todo el espacio de la línea vertical, separando las palabras tanto como sea necesario.
Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:
SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.
INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.
JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior.
DISTRIBUIDO: Distribuye el texto en la celda, de forma que no se solape con las colindantes. Si es necesario amplía el tamaño de la celda.
ORIENTACION
Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo: desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2013 ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta.
Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta. Para ello, incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.
Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.
Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.
Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro. Por ejemplo, árabe, hebreo, etc.
MODIFICAR LA ALINEACIÓN DESDE LA CINTA DE OPCIONES
En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas de las opciones vistas anteriormente de forma más rápida, como:
Los botones de alineación vertical (superior, medio e inferior). Si nos situamos en una celda con texto se marcará la que esté siendo utilizada.
Los botones de alineación horizontal (izquierda, centrado y derecha).
La opción para ajustar el texto en la celda que amplía la celda si el texto no cabe.
El botón Combinar y centrar unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda y, a continuación, nos centrará los datos. Pulsando en la pequeña flecha de la derecha se puede acceder a otras opciones de combinación.
BORDES Y SOMBREADOS
Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas y poner un sombreado o relleno a las celdas que queramos
Bordes
MODIFICAR LOS BORDES DESDE EL CUADRO DE DIÁLOGO
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
- Seleccionar la pestaña Inicio.
- Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
- En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Borde. Aparecerá el cuadro de diálogo que aparece debajo:
5. Elegir las opciones deseadas del recuadro.
6. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.
A continuación, pasamos a explicar las distintas opciones del recuadro.
Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:
Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.
Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la selección.
Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,…) hacer clic sobre los botones correspondientes.
Al utilizar los botones preestablecidos, el borde será del estilo y color seleccionados; en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color y a continuación hacer clic sobre el borde a colocar.
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir un color para los bordes.
MODIFICAR LA BORDES DESDE EL LA CINTA DE OPCIONES
En la Cinta de Opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordes de forma más rápida:
Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón.
Para abrir la ventana con las opciones que hemos visto, elegir Más bordes….
Sombreados o rellenos
Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
- Seleccionar la pestaña Inicio.
- Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
- Hacer clic sobre la pestaña Relleno. Aparecerá la ficha que se muestra abajo
5. Elegir las opciones deseadas del recuadro.
6. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
Color de fondo: Se elegirá de la lista un color de fondo o se pulsará el botón Sin Color.
Color de trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama, así como el color de la trama.
En la Cinta de Opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar el relleno de forma más rápida:
Si se hace clic sobre el botón, se sombreará la celda del color indicado en éste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás que utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
Todas estas opciones de formato las iremos utilizando en prácticamente TODAS las hojas de cálculo que hagamos de ahora en adelante. En general, siempre que tengamos la opción será más rápido utilizar los botones de las cintas de opciones. En caso de que no esté disponible la opción que buscamos, entonces tendremos que utilizar sin remedio los cuadros de diálogo
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