En esta unidad veremos cómo convertir una hoja de cálculo de Excel a documento PDF. Haremos más facturas sencillas, y veremos algunos de los formatos más habituales.
FORMATO DE HOJAS DE CÁLCULO EN EXCEL
EL formato propio de las hojas de cálculo en Excel es XLS, hasta la versión Excel 2003, y XLSX desde la versión 2007.
No obstante, es posible en toda versión de Excel guardar en el formato antiguo XLS.
La ventaja de hacer esto es que entonces hay menos problemas de compatibilidad a la hora de trabajar con una hoja de Excel en otro programa, como por ejemplo OpenOffice Calc.
La desventaja es que entonces se pueden perder formatos o herramientas propias de la versión de Excel usada
GUARDAR EN FORMATO XLS
Para guardar en formato XLS, sólo tienes que desplegar en la ventana GUARDAR COMO el control Tipo y elegir la opción LIBRO DE EXCEL 97-2003, como se muestra en la figura:
FORMATO PDF
El formato PDF corresponde a un tipo de documento de texto. Es un formato muy usado porque se caracteriza por no ser fácilmente modificable.
Esto significa que en principio y para el usuario normal no es un formato editable. No es estrictamente cierto, pero para cambiarlo necesitamos software especial que normalmente no se tiene.
Por eso se ha convertido en práctica habitual enviar facturas, presupuestos, etc, en formato PDF
GUARDAR EN FORMATO PDF
Una vez que hayamos finalizado la hoja de cálculo, comprobado la vista preliminar Y modificado adecuadamente las opciones de impresión, entonces podemos guardarla en formato PDF:
Para ello:
- Sigue los mismos pasos que siempre hasta abrir la ventana GUARDAR COMO
- Despliega la lista del control TIPO y haz clic sobre la opción PDF como indica la figura:
Si deseas realizar cambios en el PDF después de guardarlo, regresa al archivo original donde lo creaste, realiza los cambios y vuélvelo a guardarlo como PDF.
Si no encuentras esta opción en la lista desplegable, entonces es que no está disponible. En ese caso, puedes intentar usar un convertidor online, o descargar e instalar alguna aplicación gratuita. No obstante, con la versión completa y oficial de Excel no deberías tener ningún problema.
EJERCICIO 1:
Copia los siguientes datos en una hoja de cálculo nueva:
Introduce las fórmulas, da el formato adecuado consigue una vista preliminar similar a ésta:
- Guarda la hoja con el nombre FACTURA PAPELERIA en formato XLSX y en formato PDF y envíame los dos archivos a la dirección
carol@deltaibiza.com con el asunto FACTURA PAPELERIA
EJERCICIO 2:
Copia los siguientes datos:
Introduce las siguientes fórmulas:
En vista de impresión debe quedar algo parecido a:
Fíjate que la orientación de la hoja es horizontal.
- Guarda la hoja con el nombre FACTURA PERFECT SYSTEM en formato XLSX y en formato PDF y envíame los dos archivos a la dirección
carol@deltaibiza.com con el asunto FACTURA PERFECT SYSTEM
EJERCICIO 3:
Copia los siguientes datos:
- Introduce las fórmulas correspondientes en las celdas E16, E17 y E18
- Busca en Internet el logo de la Academia Delta y guárdalo. Luego, ves al menú INSERTAR, botón Imágenes, e inserta la imagen que previamente guardaste
- Da el formato adecuado (formato de fuente, alineación en la celda, tamaños de fila y columna, bordes y sombreados…) El resultado en vista de impresión debe ser:
- Luego, guarda la hoja con el nombre FACTURA PLANTILLA en formato XLSX y en formato PDF y envíame los dos archivos a la dirección:
carol@deltaibiza.com con el asunto FACTURA PLANTILLA
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